Bureau de la retraite de l'Université Laval

Description du poste

L'adjoint de direction a pour mission de fournir un soutien administratif exceptionnel au président. Ce poste apportera également un soutien au comité de direction dans la préparation et l'organisation des réunions, présidées par un membre en rotation.

Fonctions essentielles de l'emploi

Soutien administratif

• Gérer toutes les communications entrantes (appels et courriels) et en assurer le suivi;
• Coordonner la logistique des réunions, préparer et partager les pièces justificatives nécessaires;
• Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux, si nécessaire;
• Garder un système de classement propre, efficace et organisé pour les fichiers et les courriels;
• Effectuer quelques tâches de support à l'équipe de la comptabilité (dépôt de chèques, traitement; rétrofacturation, etc)
• Assurer la communication avec les locataires;
• Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance;
• Assurer la mise à jour de la liste de contacts.

Soutien exécutif

• Assister le président dans toutes ses tâches (gestion d'équipe, opérations, comités divers);
• Aider le président du comité de direction à préparer les réunions et à en assurer le suivi;
• Anticiper les travaux préparatoires requis avant les réunions ou les évènements;
• Gérer et coordonner le calendrier;
• Tenir à jour le statut des projets et tâches prioritaires;
• Effectuer des recherches et préparer des rapports de synthèse sur divers sujets (politique, analyse comparative, statistiques, etc.);
• Produire et optimiser le contenu des rapports, textes, tableaux et présentations pour les équipes de gestion ou de service;
• Connaitre et utiliser les ressources disponibles dans l'entreprise et contribuer à créer un esprit de collaboration avec tous les départements.

Coordination d'équipe

• Assurer une documentation et un suivi appropriés pour les subordonnés directs du président (calendriers, formulaires RH et de paie, etc.);
• Aider à la coordination du processus d'évaluation des performances des subordonnés directs du président;
• Communiquer aux différentes parties prenantes internes et externes toutes les informations nécessaires à leur travail.

Gestion de bureau

• Gérer les budgets du bureau;
• Mettre en place et maintenir des procédures / systèmes administratifs du bureau.

Compétences clés

• Adepte de la technologie; Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Capacité à apprendre rapidement les logiciels utilisés dans le commerce (PMS, POS, CRM, ERP)
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais, écrit et parlé;
• Excellentes capacités d'écoute et ouverture à la critique constructive;
• Organisé et soucieux du détail;
• Maîtrise de la gestion du temps et des priorités; capacité à anticiper ou à reconnaître les besoins ou les problèmes;
• Débrouillard;
• Capacité à clarifier des situations / informations ambiguës;
• Approche collaborative et attitude professionnelle;
• La discrétion et la confidentialité est de la plus grande importance étant donné la nature du poste.

Expérience et éducation:

• Diplôme universitaire en commerce ou en communication ou diplôme collégial en soutien administratif;
• Expérience professionnelle dans un bureau, avec au moins 5 ans d'assistante de direction;
• Profil avec une expérience dans un rôle de soutien dans une entreprise de conseil ou de finance peut être un atout.