Corner est une collection d’hôtels, de restaurants et de spas primés qui éveille les sens avec des expériences qui nourrissent l'âme : Hôtel Nelligan, Hôtel Place D’Armes, NELLi Café + Vin Nature, Méchant Bœuf, Brasserie 701, Kyo Bar Japonais, Modavie, Terrasse Place D’Armes, Terrasse Nelligan et Rainspa.

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Description du poste

Fonctions essentielles de l’emploi

Soutien administratif

• Gérer toutes les communications entrantes (appels et courriels) et en assurer le suivi;
• Coordonner la logistique des réunions, préparer et partager les pièces justificatives nécessaires;
• Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux, si nécessaire;
• Garder un système de classement propre, efficace et organisé pour les fichiers et les courriels;
• Effectuer quelques tâches de support à l’équipe de la comptabilité (dépôt de chèques, traitement; rétrofacturation, etc) • Assurer la communication avec les locataires;
• Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance;
• Assurer la mise à jour de la liste de contacts.

Soutien exécutif

• Assister le président dans toutes ses tâches (gestion d'équipe, opérations, comités divers);
• Aider le président du comité de direction à préparer les réunions et à en assurer le suivi;
• Anticiper les travaux préparatoires requis avant les réunions ou les évènements;
• Gérer et coordonner le calendrier;
• Tenir à jour le statut des projets et tâches prioritaires;
• Effectuer des recherches et préparer des rapports de synthèse sur divers sujets (politique, analyse comparative, statistiques, etc.);
• Produire et optimiser le contenu des rapports, textes, tableaux et présentations pour les équipes de gestion ou de service;
• Connaitre et utiliser les ressources disponibles dans l'entreprise et contribuer à créer un esprit de collaboration avec tous les départements.

Coordination d'équipe

• Assurer une documentation et un suivi appropriés pour les subordonnés directs du président (calendriers, formulaires RH et de paie, etc.);
• Aider à la coordination du processus d’évaluation des performances des subordonnés directs du président;
• Communiquer aux différentes parties prenantes internes et externes toutes les informations nécessaires à leur travail.

Gestion de bureau

• Gérer les budgets du bureau;
• Mettre en place et maintenir des procédures / systèmes administratifs du bureau.

Compétences clés

• Adepte de la technologie;
• Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Capacité à apprendre rapidement les logiciels utilisés dans le commerce (PMS, POS, CRM, ERP)
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais, écrit et parlé;
• Excellentes capacités d'écoute et ouverture à la critique constructive;
• Organisé et soucieux du détail;
• Maîtrise de la gestion du temps et des priorités; capacité à anticiper ou à reconnaître les besoins ou les problèmes;
• Débrouillard;
• Capacité à clarifier des situations / informations ambiguës;
• Approche collaborative et attitude professionnelle;
• La discrétion et la confidentialité est de la plus grande importance étant donné la nature du poste.

Expérience et éducation

• Diplôme universitaire en commerce ou en communication ou diplôme collégial en soutien administratif;
• Expérience professionnelle dans un bureau, avec au moins 5 ans d'assistante de direction;
• Profil avec une expérience dans un rôle de soutien dans une entreprise de conseil ou de finance peut être un atout.