Secrétaire de direction (non syndiqué)

Mila.png

Québec, QC, Canada

Temps plein

À propos de l'employeur

Notre Université


Agile composante du réseau de l'Université du Québec depuis 1972, notre université  est la seule à offrir 100 % de ses cours à distance en français en Amérique du Nord.  Pionnière et experte, elle offre plus de 100 programmes et 400 cours universitaires  accessibles sans contrainte de temps ni de lieu. Fière de sa mission unique, l’Université  TÉLUQ permet, chaque année, à quelque 18 000 personnes de poursuivre leurs rêves  professionnels comme personnels.

Description du poste

Vous avez un diplôme dans le domaine du secrétariat et au moins 7 ans d’expérience.  Vous êtes une personne polyvalente, qui aime travailler sur différents dossiers et gérer  plusieurs choses à la fois ? Vous êtes reconnue pour votre sens de l’organisation, votre  français impeccable et votre capacité d’anticipation ? Vous préférez travailler de façon  autonome et rigoureuse ? Vous êtes une ou un collaborateur dans l’âme ? Nous avons  un emploi pour vous. 


Avec une équipe agréable, impliquée et expérimentée, la personne effectue diverses  tâches de soutien et de secrétariat afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des  opérations.


L’offre de l’Université 

  • Salaire compétitif 

  • Horaire de 35 h/semaine 

  • L’équivalent de 4 semaines de vacances par année 

  • Plan d’assurance collective

  • Régime de retraite à prestation déterminée Programme d’aide aux employés 

  • Plan de développement 

  • Environnement de travail agréable (parcs, restos, facile d’accès) 

  • Programme d’encouragement à l’activité physique 


Votre équipe 


Service des ressources humaines 


Votre rôle 


Assiste la directrice du Service des ressources humaines et les membres de l’équipe  en participant aux opérations reliées à la gestion du service et plus particulièrement  voit à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre  dossier spécifique. 


Vos tâches et responsabilités 


Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe  les rendez-vous, et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage l'agenda en  fonction des urgences et des imprévus et s'assure de la présence des personnes  appropriées aux différents rendez-vous. 


Organise les réunions de la directrice et de l’équipe en faisant les convocations, les  réservations de salles ou de Zoom et la préparation du matériel et des documents  nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige des procèsverbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence. 


Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines,  financières, et matérielles et assure les suivis appropriés. À cette fin, fait les recherches  nécessaires, communique avec les personnes ressources et complète les formulaires  administratifs requis. Participe à la planification, à la préparation et au suivi du budget  du service avec le système informatique SAFIRH et Excel. 


Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l'information, en présentant  sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des  modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités du service en se  donnant des mécanismes de gestion plus efficaces. Assiste sa supérieure et les  conseillères dans la préparation des divers dossiers et dans le suivi à assurer. 


Collabore à plusieurs dossiers du service relevant des membres de l’équipe,  notamment les dossiers de retraite et le séminaire de préparation à la retraite, le  comité de perfectionnement des cadres, le programme d’aide aux employés, la Fête  de la reconnaissance, la Semaine des employés, la logistique des événements  organisés par le service, les équipes de secouristes, la mise à jour du plan d’effectifs,  etc. 


Fournit des réponses à certaines questions relevant de sa compétence à partir des  politiques, règles, procédures et pratiques de gestion en vigueur dans son secteur.  Prépare, pour sa supérieure, une synthèse des problèmes et questions complexes afin  de la dégager et de l’assister dans l’exercice de ses fonctions. 


Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Effectue  le suivi des décisions prises par sa supérieure et les conseillères ainsi que certains  dossiers à caractère confidentiel et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la  réalisation de ces dossiers.  


Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités, répond à une partie  de la correspondance et rédige des projets de réponse aux problèmes plus complexes. 


Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les  visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires à la  visite. Oriente ceux dont le problème peut être résolu par une autre autorité et fixe  des rendez-vous si, à son avis, il est pertinent de tenir un entretien avec sa supérieure. 


Tient à jour les dossiers du personnel et prépare toute demande de personnel  concernant l'embauche du personnel du service, y impute la codification budgétaire et  en assure le suivi. 


Assume la responsabilité de l’organisation et du suivi administratif de divers systèmes  reliés au travail de secrétariat notamment le système de classement, de fichiers  informatiques de gestion, d’échéanciers, d’archivage. Tient à jour l’intranet du service. 


Prend des notes, saisit divers documents tels que lettres, rapports, etc. Apporte son  soutien à l’équipe, notamment pour les différentes correspondances en lien avec les  conventions et protocoles.  


Utilise un système informatisé de traitement de l’information avec les logiciels  pertinents à son domaine d’activités, notamment SAFIRH, Sharepoint, Excel, Word et  la GED. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement  afin d’améliorer l’efficacité des opérations. 


Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités extérieures telles  que colloques, congrès, voyages, et ce, pour tous les membres de l’équipe.


Votre profil professionnel 


Scolarité 

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité  équivalente. 


Expérience 

  • 7 ans d'expérience pertinente; 

  • Maîtrise du système de gestion administrative pour fins de gestion  budgétaire, SAFIRH. Connaissance de Sharepoint (intranet) et  connaissance de la GED; 

  • Très bonne compétence linguistique en français écrit et parlé (sera  validée par un test); 

  • Habiletés reconnues pour la rédaction de textes; 

  • Esprit d’initiative et autonomie; 

  • Sens de la collaboration, de la planification et de l’organisation; 

  • Capacité à transiger avec de l’information confidentielle; 

  • Habiletés dans les relations interpersonnelles. 


Votre contrat 

Poste régulier 

Horaire : Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.  

Lieu de travail : Québec, en télétravail partiel. 

Salaire : peut varier entre 46 256 $ et 64 029 $ annuellement, selon la scolarité et  l’expérience.

Transmission des candidatures

Joignez-vous à nous!

Postulez sur notre site internet à l’adresse suivante : http://www.teluq.ca/emploi avant le 30 octobre 2022.


Nous ferons la sélection en continu et le concours restera ouvert tant que vous ne vous serez pas manifesté.


L’Université TÉLUQ applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures. Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.