Adjoint.e administratif.ve, Direction scientifique

Montréal, QC, Canada

Permanent, 35 heures

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À propos de l'employeur

Mila est un institut de recherche d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle au bénéfice de toutes et tous. En mettant à disposition ses résultats pour être un vecteur de changement au service du bien commun, Mila contribue au développement de l’innovation au Québec.


Fondé par le professeur Yoshua Bengio, pionnier de l’apprentissage profond, Mila est le fruit d’une collaboration unique en son genre entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal. Mila est un écosystème de recherche effervescent qui rassemble plus de 70 partenaires de l’industrie et 700 spécialistes de l’intelligence artificielle, parmi les plus brillants au monde.

Description du poste

Nous œuvrons dans un milieu stimulant et en constante évolution, vous devez donc avoir l’esprit ouvert à la nouveauté et aimer les journées bien remplies! C’est une occasion en or de faire partie d’une équipe grandissante ayant une mission engageante et des valeurs humaines! Vous serez amené à interagir à l’oral et à l’écrit avec une communauté bilingue (anglais/français) de personnes aux profils variés (professeurs, étudiants, chercheurs).
Relevant de la Directrice, Initiatives stratégiques et soutien à la Direction Scientifique, vous assurerez un soutien administratif pour la direction scientifique formée de 3 Professeurs/Directeurs scientifiques.


Dans ce cadre, vos tâches principales seront :


  • Aider les professeurs/directeurs scientifiques dans la gestion de leurs tâches en établissant des processus et en mettant en place des outils de suivi de tâches;

  • Assurer la liaison et la coordination avec les autres membres du personnel administratif et la Direction pour traiter les demandes reçues;

  • Planifier, organiser des réunions et assurer les suivis dans le respect des échéanciers. Prendre les notes pour les compte-rendus;

  • Assurer le suivi sur les dossiers impliquant les directeurs scientifiques en informant régulièrement les intervenants concernés et s’assurer que les livrables soient réalisés à l’intérieur des délais prévus;

  • Gérer les listes de contacts;

  • Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres et des formulaires;

  • Aider à la préparation de rapports et au montage de différents dossiers et assurer la conformité avec les requis de présentation;

  • Développer des processus, outils et documents pour effectuer le suivi des activités; et des métriques de performance du secteur;

  • Développer et maintenir un système de classement;

  • Organiser les arrangements de voyage lors des participations aux conférences et autres événements internationaux des directeurs;

  • Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses;

  • Fournir un soutien général aux visiteurs de la direction scientifique;

  • Agir en tant que point de contact pour la clientèle interne et externe;

  • Fournir des informations en répondant aux questions et demandes;

  • Créer des présentations PowerPoint (ou équivalent);

  • Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces.


Exigences du poste


  • La personnalité ! Créative, proactive, discrète, innovatrice, autonome, orientée solution, avec de fortes habiletés interpersonnelles et politiques;

  • Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans un rôle administratif supérieu;

  • DEC, Baccalauréat, diplôme en affaires ou dans un domaine connexe d’étude ou toute autre formation pertinente;

  • Excellente connaissance de la suite Microsoft 365 et des outils informatiques en général;

  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;

  • Grand souci de discrétion, et du maintien de l’image et la réputation du président et de la compagnie;

  • Haut niveau d’éthique et capacité à maintenir la stricte confidentialité en tout temps;

  • Flexibilité et souplesse dans l’horaire;

  • Excellentes compétences organisationnelles et logistiques;

  • Grand souci du détail et capacité d’analyse et d’anticipation;

  • Excellente tolérance aux imprévus, au stress et à la pression;

  • Très grande capacité d’organisation, de gestion de plusieurs projets en même temps, et de travail sous pression dans des délais serrés.


Conditions de travail


L’industrie du sport professionnel demande de la flexibilité, du dévouement, beaucoup d’énergie et de passion. Nous le savons, et c’est pourquoi nous avons à cœur le bien-être et la santé de nos employés. Nous offrons plusieurs avantages compétitifs, comme :

  • Une assurance collective complète avec couverture vie, médicale, dentaire et PAE, avec option individuelle et familiale;

  • Cotisation de l’employeur au régime enregistré d’épargne retraite;

  • Deux semaines de temps de récupération pendant la période des fêtes de fin d’année;

  • Des produits du Club et de nos différents partenaires gratuits et des rabais à l’année;

  • Une paire de billets de saison;

  • Un abonnement gratuit aux salles Éconofitness;

  • Possibilité de vivre des moments forts en émotions;

  • Culture d’entreprise inclusive et familiale avec plusieurs événements sociaux par année;

  • Un format de travail hybride (télétravail et présentiel);

  • De la formation continue.

Transmission des candidatures

Pour soumettre votre candidature, rendez-vous sur notre site https://apply.workable.com/mila-2/j/8CEFAFD495/


Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.