Adjoint-e aux opérations

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2305 Rue de l'Université, Québec, QC G1V 0B3, Canada

Permanent, temps plein

À propos de l'employeur

Le mandat du Bureau de la retraite est de gérer la participation et les prestations des quatre régimes de retraite de l'Université Laval, ainsi que d'informer les quelques 12 000 personnes participantes sur leur régime et les revenus de retraite en général.

Description du poste

Vous collaborez à la réalisation de l'ensemble des activités administratives du Bureau de la retraite en soutien aux différentes équipes (placements, comptabilité, services aux participants). Vous collaborerez avec deux autres adjointes aux opérations et ferez partie d'une équipe de travail d'une vingtaine de personnes qui veillent à donner tous les services liés aux régimes de retraite, à leur gouvernance et à la gestion de leurs actifs.


Responsabilités

  • Assister l’équipe pour la coordination et la planification d’événements en lien avec les régimes de  retraite (comités de retraite, assemblées annuelles, séminaires de préparation à la retraite, colloques  de planification financière, séminaire semestriel des régimes de retraite, activités sociales). 

  • Réviser et participer au montage de différents documents liés aux comités de retraite (documents de  réunion, rapports annuels, procès-verbaux, brochures, communiqués, etc.). 

  • Participer à la mise à jour du site Web et de l’intranet. 

  • Assurer la gestion du classement, de l’archivage des documents et de la tenue des cahiers des  résolutions. 

  • Veiller à la qualité du français utilisé pour l’ensemble des documents produits. 

  • Tenir à jour l’agenda du Bureau de la retraite. 

  • Planifier et coordonner certains voyages et déplacements. 

  • Assumer la réception en cas d’absence de la secrétaire-réceptionniste (accueil, appels téléphoniques,  courrier, courriels, prises de rendez-vous). 

  • Collaborer au paiement de factures, à l’émission de certains chèques et à l’achat d’équipement de  bureau.


EXIGENCES

Qualifications

  • D.E.C. en techniques de bureautique (seront également considérées les candidatures avec A.E.C. en  bureautique, D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent) 

  • Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint,  

  • Excellente maîtrise de la langue française, parlé et écrit. 

  • La connaissance des logiciels Publisher et Sage ainsi que la maîtrise de la langue anglaise seront considérés comme des atouts.

Autres exigences

Vous démontrez de l’initiative, de la débrouillardise et de l’autonomie. Vous avez une capacité  d’adaptation à un environnement en constante évolution. Vous participez activement au maintien d’un  esprit d’équipe dynamique et stimulant.


CONDITIONS DE TRAVAIL 

  • Poste permanent 

  • 35 heures par semaine (horaire flexible) 

  • Rémunération compétitive 

  • Programme d'assurance collective complet 

  • Régime de retraite 

  • Télétravail possible 

  • Conciliation travail-vie personnelle 

  • Années d'expériences dans le domaine reconnues pour les vacances 

  • Congés de maternité et de paternité bonifiés à 100 % avec le RQAP 

  • Congés rémunérés durant la période des fêtes 

  • Horaire d'été 

  • Rabais à l'abonnement au transport en commun 

  • Divers services offerts sur le campus de l'Université Laval (banque, médecins, restaurants, PEPS, etc.)

Transmission des candidatures

Les personnes intéressées devront faire parvenir une lettre de mise en candidature en mentionnant le titre de l’emploi postulé, accompagné d’un curriculum vitae, à l’attention du Comité de sélection, par courrier électronique à l’adresse suivante : bretraite@bretraite.ulaval.ca, et ce, au plus tard le 19 août 2022. Le lieu de travail est situé à Québec, sur le campus de l’Université Laval.

ÉQUITÉ EN MATIÈRE D’EMPLOI

La diversité est une valeur importante pour le Bureau de la retraite et nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature.

Le Bureau de la retraite ne communiquera qu’avec les personnes retenues pour une entrevue