Apprenez-en plus sur l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec! L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L'OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l'équité. Il compte plus de 80 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours d'admission à la profession. Sa mission est d'assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l'amélioration de la santé des Québécois. L'OIIQ a également pour mandat d'assurer la compétence et l'intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d'une pratique infirmière de qualité. Faire carrière à l'OIIQ, c'est bénéficier d'un environnement de travail dynamique où la diversité et l'inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l'ambiance est collaborative. Mais c'est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Description du poste

Des défis motivants :

Relevant de la directrice du Bureau du président, vous soutenez la directrice et le président afin d’assurer le bon fonctionnement du Bureau du président. Vous avez la responsabilité d’apporter tout le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la directrice et du président. Vous effectuez, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil. Vous collaborez au quotidien avec l’adjointe exécutive au bon fonctionnement du Bureau du président. Vous avez la responsabilité de remplacer l’adjointe exécutive lors des périodes d’absence et de vacances, entre autres.

À titre d'Adjoint administratif ou adjointe administrative, vous devrez :

· Vous préparez les dossiers de la directrice pour les rencontres de travail avec le président et les

autres membres de la direction;
· Vous recevez, gérez et dirigez, avec tact et habileté, les appels téléphoniques;
· Vous recevez, filtrez, acheminez, traitez et classez quotidiennement les courriels et le courrier associés au Bureau du président;
· Vous rédigez des lettres, les mettez en page et en assurez un classement adéquat;
· Vous préparez des ordres du jour et à l’occasion, prenez les notes de réunion et rédigez les comptes rendus;
· Vous mettez à jour des documents et produisez des présentations;
· Vous assurez la gestion documentaire des dossiers en coordination avec le Service, Gestion documentaire et archive;
· Vous tenez à jour le registre des partenaires.
· Vous gérez l'agenda et organisez les réunions à l'interne et à l’externe (repas, salles, conférences, etc.);
· Vous préparez les documents pertinents et dossiers pour les réunions;
· Vous coordonnez l’aspect logistique (transport, hébergement, etc.) et organisez les déplacements quant à la participation du Bureau du président à divers évènements, rencontres, congrès, etc.;
· Vous collaborez avec l’adjointe exécutive à la planification et coordination de la tournée annuelle et autre projet spéciaux (logistique);
· Vous interagissez avec les organisateurs des événements, au besoin;
· Vous préparez les allocations de dépenses;
· Vous traitez les factures pour le Bureau du président;
· Vous effectuez le suivi des feuilles de temps du personnel du Bureau du président;
· Vous planifiez les budgets annuels et prévisions triennales et en assurez le suivi;
· Vous créez des tableaux de bord et en faites le suivi;
· Vous offrez un soutien à la préparation et au renouvellement des devis et contrats.
· Vous traitez des demandes d’événements et d’entrevues;
· Vous tenez un registre des activités médias de l’organisation;
· Vous diffusez les activités médias en utilisant les canaux de distribution établis;
· Vous collaborez à la tenue d’un registre de toutes les demandes d’allocutions et de conférences.

Ce que nous recherchons dans un candidat pour notre prochain adjoint administratif ou prochaine adjointe administrative :

· Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau et un certificat 

  universitaire dans une discipline pertinente à la fonction. Chaque année de scolarité manquante 

  peut être compensée par deux années d’expérience pertinente à l’emploi;

· Expérience pertinente d’au moins cinq ans en secrétariat. L’expérience manquante peut être 

  compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;

· Expérience auprès de la haute direction, un atout;

· Excellente maîtrise du français écrit et parlé;

· Bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé;

· Excellentes habiletés rédactionnelles et connaissances de l’orthographe et de la grammaire;

· Niveau d’autonomie supérieur et sens de l’organisation développé;

· Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier;

· Souci élevé de la qualité, tact, diplomatie et orientation service à la clientèle;

· Grand sens de l’éthique et du respect des règles de confidentialité;

· Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en changement continu, tout en 

  produisant un travail de qualité;

· Facilité à communiquer avec les différents paliers de direction;

· Excellentes habiletés interpersonnelles;

· Aptitude marquée pour le travail d’équipe;

· Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint, SharePoint dans un environnement 

  Windows.