Sous la supervision du directeur des affaires juridiques et secrétaire de l'Ordre
Direction des affaires juridiques
La ou le titulaire du poste effectue des tâches reliées à la gestion du Tableau (des membres) de l’Ordre. La personne en poste est notamment chargée de la saisie de données dans la base de données ou dans les autres outils de gestion utilisés par l’Ordre et de la production de rapports à même ces outils. Elle a également pour fonction de réaliser le travail administratif qui lui est confié par le personnel professionnel de la direction.
Direction générale
La ou le titulaire du poste apporte son soutien administratif à la direction générale, notamment pour l’organisation des séances du Conseil d’administration (CA), de l’assemblée générale annuelle, des élections et du comité de direction. De plus, la personne apporte un soutien administratif au coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale.
Principales responsabilités
Direction des affaires juridiques
Tableau de l’Ordre, registre des bénéficiaires de droits acquis et registre des sociétés
- Assurer la mise à jour de façon continue du Tableau de l’Ordre par le traitement informatique et administratif de transactions relatives aux dossiers des membres :
- Traitement des décisions disciplinaires et administratives afin de saisir l’information dans la base de données de l’Ordre pour qu’elle soit portée au dossier des membres visés (inscription des sanctions disciplinaires et des mesures administratives, gestion des radiations temporaires
- Envoi de lettres aux membres les informant de l’application des sanctions ou mesures les concernant;
- Assurer le traitement informatique et administratif de transactions relatives aux dossiers des bénéficiaires de droits acquis et des membres autorisés à exercer leurs activités professionnelles au sein d’une société;
- Communiquer avec l’Ordre des psychologues du Québec relativement aux décisions, sanctions et mesures affectant les titulaires du permis de psychothérapeute;
- Traiter les demandes de vérification du droit d’exercice et émission des attestations de membres en règle;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Suivi des stages de perfectionnement
- Assurer le traitement informatique des décisions imposant des cours ou des stages de perfectionnement aux membres de l’Ordre;
- Acheminer les lettres de rappel et de suivi aux membres s’étant fait imposer un cours ou un stage de perfectionnement;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Gestion des avis de cessation d’exercice des membres
- Assurer le traitement informatique et administratif des avis de cessation d’exercice des membres de l’Ordre et des avis de cession de leurs dossiers;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Secrétariat du Conseil de discipline
- Faire le suivi de la publication des décisions auprès de la SOQUIJ et de CanLII et les démarches auprès des organismes en cas de non-publication;
- Préparer, sur instruction du secrétaire du Conseil de discipline, des listes de déboursés devant être transmises aux parties à la suite d’une décision disciplinaire devenue exécutoire;
- Vérifier les antécédents disciplinaires;
- Afficher les rôles d’audience;
- Afficher sur le site Internet de l’Ordre les avis de radiation, limitation, suspension, révocation et suivi après affichage;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Autres tâches
- Produire divers rapports statistiques qui relèvent de sa compétence relativement aux activités de la direction des affaires juridiques ainsi qu’aux activités des comités dont le secrétariat est assuré par cette direction;
- Assermenter les personnes qui témoignent devant un comité ou auxquelles il est demandé de faire une déclaration écrite sous serment;
- Collaborer à l’élaboration et au maintien à jour des procédures relatives aux tâches qui lui sont confiées;
- Remplacer l’adjointe de direction aux affaires juridiques et au Bureau du syndic lors d’absence;
- Effectuer tout autre tâche connexe demandée par le directeur des affaires juridiques et secrétaire, le conseiller juridique et secrétaire adjoint ou la secrétaire du Conseil de discipline.
Direction générale
- Apporter son soutien administratif en collaborant avec l’adjointe exécutive :
- Dans l’organisation des séances du CA (préparation des documents reçus, révision linguistique de la documentation sur demande, mise à jour du tableau de résolutions du Conseil d’administration, commande auprès du traiteur, préparation et rangement de la salle pour les repas, etc.)
- À la préparation des documents pour l’assemblée générale annuelle ainsi que pour les élections;
- Au classement de la documentation papier et informatisée;
- À la préparation des réunions du comité de direction (aux deux semaines);
- Apporter son soutien administratif dans le cadre de la coordination en thérapie conjugale et familiale;
- Faciliter la collaboration et la communication transversale entre la coordination en thérapie conjugale et familiale et les autres directions;
- Apporter un soutien pour la planification d’événements et de rencontres pour la profession de T.C.F.;
- Apporter un soutien à l’élaboration ou la mise à jour de documents et à la classification de la documentation électronique en T.C.F.;
- Vérifier et tenir à jour les tableaux de bord de candidats à la profession et de membres T.C.F.;
- Effectuer toute autre tâche connexe demandée par le coordonnateur de la thérapie conjugale et familiale, de la directrice générale ou de l’adjointe exécutive.
Lieu de travail
Télétravail et présentiel (mode hybride)
Nature du poste
Permanent à temps complet, 35 heures par semaine
Échelle salariale
45 600 $ à 68 400 $
Avantages sociaux
Assurance collective
RÉER
Compétences et qualités recherchées
- Orientation client
- Gestion du stress
- Diplomatie
- Sens des responsabilités
- Sens de l’organisation
- Discrétion
- Communication écrite
- Jugement
Formation et expérience
- Diplôme de fin d’études secondaires et formation pertinente en secrétariat ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.);
- Expérience appropriée dans le travail de bureau, notamment dans la saisie de données;
- Maîtrise de la langue française;
- Expérience au sein d’un ordre professionnel ou d’une organisation similaire, un atout.